Digitálne zručnosti pre dospelých - Kurz 2 - Informačná a dátová gramotnosť

Pomenovanie a organizácia súborov

Výber logického a konzistentného spôsobu pomenovávania a usporiadania súborov vám aj ostatným umožní ich jednoduché vyhľadávanie a používanie. Optimálne je premyslieť si, ako pomenovať a štruktúrovať dokumenty a adresáre, ktoré vytvárate, na začiatku každého projektu. 

Ak na súboroch budete pracovať viacerí, resp. budete ich s zdieľať s inými členmi rodiny, je dobré ak sa dohodnete na spôsobe ich pomenovávania. Pomôže to zabezpečiť konzistentnosť, ktorá uľahčí neskôr vyhľadávanie a správnu identifikáciu vašich súborov, zabráni problémom s kontrolou verzií pri spoločnej práci na súboroch. Starostlivá organizácia súborov vám ušetrí čas a zabraní frustrácii tým, že vám umožní rýchlo nájsť to, čo potrebujete. 

Ako mám usporiadať/organizovať svoje súbory?

Či už pracujete na samostatnom počítači, alebo na sieťovom disku, je potrebné vytvoriť systém, ktorý vám umožní prístup k vašim súborom, zabráni duplicite a zabezpečí zálohovanie vašich údajov. Dobrým začiatkom je vytvorenie logickej štruktúry priečinkov. Nasledujúce tipy by vám mali pomôcť vytvoriť takýto systém:

• Používajte priečinky - zoskupujte súbory v rámci priečinkov, aby sa informácie o konkrétnej téme nachádzali na jednom mieste

• Dodržiavajte existujúce/dohodnuté postupy - zistite, či vo vašom tíme alebo oddelení nie sú zavedené prístupy, ktoré môžete prevziať.

• Vhodne pomenujte priečinky - zložky pomenujte podľa oblastí práce, ktorých sa týkajú, a nie podľa jednotlivých používateľov. Tým sa zabráni zmätku v zdieľaných pracovných priestoroch, ak niektorý zamestnanec odíde, a uľahčí sa orientácia v systéme súborov pre nových ľudí, ktorí sa k pracovnému priestoru pripájajú.

• Buďte dôslední - pri vytváraní systému pomenovávania priečinkov je dôležité, aby ste sa po rozhodnutí o spôsobe pomenovania držali tohto spôsobu. Ak môžete, pokúste sa dohodnúť na schéme pomenovania hneď na začiatku projektu

• Štruktúrujte priečinky hierarchicky - začnite s obmedzeným počtom priečinkov pre širšie témy a potom v rámci nich vytvorte špecifickejšie priečinky

• Oddeľte prebiehajúcu a dokončenú prácu - keď začnete vytvárať veľa priečinkov a súborov, je dobré začať uvažovať o oddelení starších dokumentov od tých, na ktorých práve pracujete

• Snažte sa ponechať si priečinok "Moje dokumenty" pre súbory, na ktorých aktívne pracujete, a približne každý mesiac premiestnite súbory, na ktorých už nepracujete, do iného priečinka alebo na iné miesto, napríklad do priečinka na pracovnej ploche, do špeciálneho archívneho priečinka alebo na externý pevný disk.

• Zálohovanie - zabezpečte zálohovanie svojich súborov, či už sú na lokálnom disku, alebo na sieťovom disku

• Preskúmajte záznamy - pravidelne alebo na konci projektu posudzujte materiály, aby ste sa uistili, že súbory nie sú uchovávané zbytočne. Zapíšte si pripomienku do kalendára, aby ste nezabudli!

Vytvorenie priečinka