3.3 Dokážem súbory v priečinku prezerať a triediť rôznymi spôsobmi
Bez ohľadu na to, kde sú dokumenty uložené, je dôležité, aby boli usporiadané a aktualizované. Cieľom elektronickej správy súborov je zabezpečiť, aby ste našli svoje súbory aj roky po ich vytvorení. Správna organizácia dokumentov je obzvlášť dôležitá v zdieľanom prostredí - ak je niektorý z vašich kolegov neprítomný, mali by ste byť schopní ľahko nájsť všetky dokumenty vytvorené alebo spravované touto osobou.
Triedenie a zoskupovanie súborov
V oknách Prieskumníka /windows explorer sa súbory a priečinky zobrazujú zoradené alebo zoskupené podľa rôznych atribútov, napríklad podľa názvu alebo typu. Zobrazené môžu byť rôznym spôsobom napríklad Ikony (Extra veľké, Veľké, Stredné alebo Malé), Zoznam, Podrobnosti, Dlaždice a Obsah).
Triedenie súborov a priečinkov
1. Na pracovnej ploche kliknite alebo ťuknite na tlačidlo Prieskumník na paneli úloh.
2. Otvorte priečinok, ktorý obsahuje súbory, ktoré chcete triediť.
3. Kliknite na karte Zobraziť na tlačidlo Zoradiť .
4. V ponuke vyberte danú možnosť napríklad názov, dátum, veľkosť, typ, dátum úpravy a rozmery. Dostupné možnosti sa líšia v závislosti od vybraného typu priečinka.
- Zostupne. Vyberte, ak chcete položky zoradiť zostupne v poradí Z-A.
- Výber stĺpcov. Vyberte, ak chcete prispôsobiť stĺpce zobrazené v zobrazení Podrobnosti.
Zoskupenie súborov a priečinkov
1. Na pracovnej ploche kliknite alebo ťuknite na tlačidlo Prieskumník na paneli úloh.
2. Otvorte priečinok, ktorý obsahuje súbory, ktoré chcete zoskupiť.
3. Kliknite alebo ťuknite na tlačidlo Group by (Zoskupiť podľa) na karte View (Zobraziť).
4. Vyberte skupinu podľa možnosti v ponuke.
Ponuka na paneli s nástrojmi:
Panely
a, Navigačný panel ovláda zobrazenie navigácie v ľavom bočnom paneli
b, pridaním bočného panela vpravo zobrazíte náhľad a podrobnosti súborov
Môžete tiež vybrať rôzne spôsoby zobrazenia obsahu priečinka. Pri použití podrobného zobrazenia môžete tiež vybrať typ informácií o súboroch, ktoré chcete zobraziť.
Tieto tipy na správu súborov vám pomôžu udržiavať súbory dostupné:
1. Používajte predvolené inštalačné priečinky pre programové súbory
Pri inštalácii aplikácií a programov používajte predvolené umiestnenia súborov. V systéme Windows sa súbory aplikačných programov podľa konvencie nachádzajú v adresári (Písmeno jednotky-> Programové súbory. Inštalácia aplikácií inde je mätúca a zbytočná.
2. Jedno miesto pre všetky dokumenty
Všetky dokumenty umiestnite do jedného "koreňového" priečinka. Pre jedného používateľa v prostredí Windows je predvoleným umiestnením priečinok Moje dokumenty.
V prostredí so zdieľaním súborov sa snažte postupovať rovnako. Vytvorte jeden koreňový priečinok (nazvaný napríklad "Zdieľané dokumenty") a všetky dokumenty uložte do podpriečinkov vo vnútri koreňového priečinka. Jediné umiestnenie všetkých elektronických dokumentov uľahčuje vyhľadávanie vecí a spúšťanie zálohovania a archivácie.
3. Vytvárajte priečinky v logickej hierarchii
Sú to takpovediac zásuvky kartotéky vášho počítača. Na pomenovanie priečinkov používajte zrozumiteľný jazyk; nechcete, aby ste sa v budúcnosti pozerali na tento zoznam priečinkov a rozmýšľali, čo znamená "TFK" alebo iná zaujímavá skratka, ktorú ste vymysleli.
4. Vkladajte priečinky do priečinkov
Podľa potreby vytvárajte ďalšie priečinky v rámci týchto hlavných priečinkov. Napríklad priečinok s názvom "Faktúry" môže obsahovať priečinky s názvami "2022", "2021" a "2020“.
5. Dodržiavajte dohodnuté postupy pri pomenovaní súborov
Používajte popisné názvy súborov na ľahšiu identifikáciu a vyhľadávanie, ale nepreháňajte to - názvy súborov/ciest majú limity znakov, ktoré sa v jednotlivých operačných systémoch líšia.
6. Buďte konkrétni
Elektronickým súborom dávajte logické, špecifické názvy a ak je to možné, uvádzajte v názvoch súborov dátumy. Cieľom pri pomenovaní súborov je, aby ste vedeli povedať, o aký súbor ide, bez toho, aby ste ho museli otvoriť.
7. Súbory vytvárajte priebežne
Najlepší čas na založenie dokumentu je pri jeho prvom vytvorení. Zvyknite si preto používať dialógové okno "Uložiť ako" na založenie dokumentu, ako aj na jeho pomenovanie, čím ho predovšetkým umiestnite na správne miesto.
8. Pravidelne zálohujte svoje súbory
Aj pri zálohovaní súborov je dôležité nastaviť a dodržiavať zvolený systém. .
Praktické cvičenie:
skúste si zoradiť súbory s fotografiami podľa dátumu. Budeme sa Vás na to pýtať v rámci overovania vašich vedomostí neskôr, na konci tohto modulu.
Laatste wijziging: donderdag, 7 juli 2022, 16:17