Digital skills for adults - Course 2- Greece

Η επιλογή ενός λογικού και συνεπούς τρόπου για την ονομασία και την οργάνωση των αρχείων επιτρέπει σε εσάς και σε άλλους να τα εντοπίσετε και να τα χρησιμοποιήσετε εύκολα. Στην ιδανική περίπτωση, η καλύτερη στιγμή για να σκεφτείτε πώς να ονομάσετε και να δομήσετε τα έγγραφα και τους καταλόγους που δημιουργείτε είναι στην αρχή μιας εργασίας.

Η συμφωνία πάνω σε μια σύμβαση ονομασίας θα βοηθήσει στην εξασφάλιση συνέπειας, η οποία θα διευκολύνει την εύρεση και τη σωστή αναγνώριση των αρχείων σας, θα αποτρέψει προβλήματα ελέγχου έκδοσης όταν εργάζεστε συλλογικά σε αρχεία. Η προσεκτική οργάνωση των αρχείων σας θα σας εξοικονομήσει χρόνο και απογοήτευση, βοηθώντας εσάς και τους συναδέλφους σας να βρείτε αυτό που χρειάζεστε όταν το χρειάζεστε.

Πώς πρέπει να οργανώσω τα αρχεία μου;

Είτε εργάζεστε σε αυτόνομο υπολογιστή είτε σε δικτυωμένη μονάδα δίσκου, η ανάγκη δημιουργίας ενός συστήματος που σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση στα αρχεία σας, να αποφύγετε την αντιγραφή και να διασφαλίσετε τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων σας απαιτεί λίγο προγραμματισμό. Ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε είναι να αναπτύξετε μια λογική δομή φακέλου. Οι παρακάτω συμβουλές θα σας βοηθήσουν να αναπτύξετε ένα τέτοιο σύστημα:

• Χρησιμοποιήστε φακέλους - ομαδοποιήστε αρχεία μέσα σε φακέλους, ώστε οι πληροφορίες για ένα συγκεκριμένο θέμα να βρίσκονται σε ένα μέρος
• Τηρείτε τις υπάρχουσες διαδικασίες - ελέγξτε για καθιερωμένες προσεγγίσεις στην ομάδα ή το τμήμα σας που μπορείτε να υιοθετήσετε
• Ονομάστε τους φακέλους κατάλληλα - ονομάστε τους φακέλους σύμφωνα με τους τομείς εργασίας με τους οποίους σχετίζονται και όχι σύμφωνα με μεμονωμένους ερευνητές ή μαθητές. Αυτό αποφεύγει τη σύγχυση στους κοινόχρηστους χώρους εργασίας εάν ένα μέλος του προσωπικού αποχωρήσει και διευκολύνει την πλοήγηση στο σύστημα αρχείων για νέα άτομα που εντάσσονται στον χώρο εργασίας
• Να είστε συνεπείς – όταν αναπτύσσετε ένα σχήμα ονοματοδοσίας για τους φακέλους σας, είναι σημαντικό, αφού αποφασίσετε για μια μέθοδο, να την τηρήσετε. Εάν μπορείτε, προσπαθήστε να συμφωνήσετε σε ένα σχήμα ονομασίας από την αρχή του έργου σας
• Δομήστε τους φακέλους ιεραρχικά - ξεκινήστε με έναν περιορισμένο αριθμό φακέλων για τα ευρύτερα θέματα και, στη συνέχεια, δημιουργήστε πιο συγκεκριμένους φακέλους σε αυτούς
• Ξεχωρίστε την τρέχουσα και ολοκληρωμένη εργασία - καθώς αρχίζετε να δημιουργείτε πολλούς φακέλους και αρχεία, είναι καλή ιδέα να αρχίσετε να σκέφτεστε να διαχωρίσετε τα παλαιότερα έγγραφα σας από αυτά στα οποία εργάζεστε αυτήν τη στιγμή
• Προσπαθήστε να διατηρήσετε το φάκελο "Τα έγγραφά μου" για αρχεία στα οποία εργάζεστε ενεργά και κάθε μήνα περίπου, μετακινήστε τα αρχεία στα οποία δεν εργάζεστε πλέον σε διαφορετικό φάκελο ή τοποθεσία, όπως έναν φάκελο στην επιφάνεια εργασίας σας, ένα ειδικό αρχείο φακέλου ή έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο
• Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας – βεβαιωθείτε ότι έχουν δημιουργηθεί αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας, είτε βρίσκονται στην τοπική μονάδα δίσκου είτε σε μονάδα δικτύου
• Ελέγξτε τα αρχεία - αξιολογήστε την ύλη τακτικά ή στο τέλος ενός έργου για να διασφαλίσετε ότι τα αρχεία δεν διατηρούνται άσκοπα. Βάλτε μια υπενθύμιση στο ημερολόγιό σας για να μην ξεχάσετε!

Δημιουργώ φακελο

1. Μεταβείτε στη θέση όπου θέλετε να δημιουργήσετε το φάκελο.

2. Κάντε δεξί κλικ σε ένα κενό διάστημα στη θέση του φακέλου. Προσέξτε με αυτό: Εάν κάνετε δεξί κλικ σε ένα υπάρχον στοιχείο στον φάκελο, θα εμφανιστεί λάθος μενού.

3. Επιλέξτε Νέο

4. Επιλέξτε Φάκελος από το μενού συμφραζομένων. Τα Windows θα δημιουργήσουν τον νέο φάκελο στην τρέχουσα τοποθεσία σας.

5 . Εισάγετε το όνομα του φακέλου που θέλετε για να αντικαταστήσετε το "Νέος φάκελος" και πατήστε Enter (Οι ακόλουθοι χαρακτήρες στα ονόματα φακέλων δεν επιτρέπονται: " \ / : | < > * ? ).

1. Επιλέξτε το εικονίδιο αρχείου ή φακέλου.

2. Κάντε δεξί κλικ στο Διαγραφή.

Αντιγραφή φακέλων

1. Επιλέξτε το εικονίδιο αρχείου ή φακέλου.

2. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Αντιγραφή.

3. Μεταβείτε στη θέση όπου θέλετε να αντιγράψετε το φάκελο

4. Κάντε δεξί κλικ στο λευκό διάστημα, επιλέξτε Επικόλληση

1. Επιλέξτε το εικονίδιο φακέλου.

2. Κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε Μετονομασία

3. Εισαγάγετε το επιθυμητό όνομα ( Οι ακόλουθοι χαρακτήρες στα ονόματα φακέλων δεν επιτρέπονται: " \ / : | < > * ? ) .

Πρακτική άσκηση: 

προσπαθήστε να δημιουργήσετε φάκελο, ονομάστε τον "Οι φωτογραφίες μου" και αντιγράψτε τις αγαπημένες σας φωτογραφίες στο φάκελο. Θα ερωτηθείτε σχετικά με αυτό κατά την αξιολόγηση αργότερα στο τέλος αυτής της ενότητας.