Οπουδήποτε αποθηκεύονται τα έγγραφα είναι σημαντικό να τα διατηρείτε οργανωμένα και ενημερωμένα. Ο στόχος της ηλεκτρονικής διαχείρισης αρχείων είναι να διασφαλίσει ότι μπορείτε να βρείτε αυτό που ψάχνετε, ακόμα κι αν το ψάχνετε χρόνια μετά τη δημιουργία του. Η σωστή οργάνωση των ψηφιακών εγγράφων είναι ιδιαίτερα κρίσιμη σε ένα κοινό περιβάλλον - εάν ένας από τους συναδέλφους σας απουσιάζει (προσωρινά ή μόνιμα!) θα πρέπει να μπορείτε να εντοπίσετε εύκολα τυχόν έγγραφα που δημιουργούνται ή διαχειρίζονται αυτό το άτομο.

Ταξινόμηση και Ομαδοποίηση Αρχείων

Στα παράθυρα του Explorer, τα αρχεία και οι φάκελοι εμφανίζονται ταξινομημένα ή ομαδοποιημένα κατά διαφορετικά χαρακτηριστικά, όπως όνομα ή τύπος, σε διαφορετικές προβολές, όπως εικονίδια ( Εξαιρετικά μεγάλα , Μεγάλα, Μεσαία ή Μικρά), (Λίστα, Λεπτομέρειες, Πλακίδια και Περιεχόμενο) .

Ταξινόμηση αρχείων και φακέλων

  1. Στην επιφάνεια εργασίας, κάντε κλικ ή πατήστε το κουμπί Εξερεύνηση αρχείων στη γραμμή εργασιών.

  2. Ανοίξτε το φάκελο που περιέχει τα αρχεία που θέλετε να ταξινομήσετε.

  3. Κάντε κλικ ή πατήστε το κουμπί Ταξινόμηση κατά στην καρτέλα Προβολή.

  4. Επιλέξτε μια ταξινόμηση με βάση την επιλογή στο μενού.

Επιλέξτε μια επιλογή, όπως όνομα, Ημερομηνία, Μέγεθος, Τύπος, Ημερομηνία τροποποίησης και Διαστάσεις. Οι διαθέσιμες επιλογές ποικίλουν ανάλογα με τον επιλεγμένο τύπο φακέλου.

  • Αύξουσα. Επιλέξτε για να ταξινομήσετε τα στοιχεία σε αύξουσα σειρά Α-Ω.

  • Φθίνουσα. Επιλέξτε για να ταξινομήσετε τα στοιχεία με φθίνουσα σειρά Ω-A.

  • Επιλέξτε στήλες. Επιλέξτε για να προσαρμόσετε τις στήλες που εμφανίζονται στην προβολή Λεπτομέρειες.

 Ομαδοποιήστε αρχεία και φακέλους

  1. Στην επιφάνεια εργασίας, κάντε κλικ ή πατήστε το κουμπί Εξερεύνηση αρχείων στη γραμμή εργασιών.

  2. Ανοίξτε το φάκελο που περιέχει τα αρχεία που θέλετε να ομαδοποιήσετε.

  3. Κάντε κλικ ή πατήστε το κουμπί Ομάδα κατά στην καρτέλα Προβολή.

  4. Επιλέξτε μια ομάδα από την επιλογή στο μενού.

 


Προβολή αρχείων με διαφορετικούς τρόπους

  1. Κάντε κλικ στο κουμπί Εξερεύνηση αρχείων στη γραμμή εργασιών.

  2. Ανοίξτε το φάκελο που περιέχει τα αρχεία που θέλετε να ομαδοποιήσετε.

  3. Κάντε κλικ στην Προβολή.

  4. Επιλέξτε μια αλλαγή στις προβολές από την επιλογή στο μενού.

Μενού γραμμής εργαλείων:


1. Πάνελ

α. Πλαίσιο αναζήτησης- Προβολή ελέγχου της πλοήγησης στην αριστερή πλαϊνή γραμμή

β. Παράθυρο προεπισκόπησης που προσθέτει πλευρική γραμμή στα δεξιά για προεπισκόπηση αρχείων

γ. Το παράθυρο "Λεπτομέρειες" προστίθεται στη δεξιά πλευρά του παραθύρου "Εξερεύνηση αρχείων" για να δείτε τις λεπτομέρειες ενός αρχείου


Μπορείτε επίσης να επιλέξετε διάφορους τρόπους εμφάνισης των περιεχομένων του φακέλου. Όταν χρησιμοποιείτε μια λεπτομερή προβολή, μπορείτε επίσης να επιλέξετε τον τύπο πληροφοριών για τα αρχεία που θέλετε να εμφανίζονται

 


Αυτές οι συμβουλές διαχείρισης αρχείων θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε τα αρχεία σας προσβάσιμα:

1. Χρησιμοποιήστε τους προεπιλεγμένους φακέλους εγκατάστασης για τα αρχεία προγράμματος

Χρησιμοποιήστε τις προεπιλεγμένες θέσεις αρχείων κατά την εγκατάσταση προγραμμάτων εφαρμογών. Στα Windows, κατά σύμβαση, τα αρχεία προγραμμάτων εφαρμογών βρίσκονται κάτω από τον κατάλογο (Drive Letter->Program Files). Η εγκατάσταση εφαρμογών αλλού προκαλεί σύγχυση και περιττή.

2. Ένα μέρος για όλα τα έγγραφα

Τοποθετήστε όλα τα έγγραφα σε έναν μόνο  "ριζικό" φάκελο. Για έναν μεμονωμένο χρήστη σε περιβάλλον Windows, η προεπιλεγμένη θέση είναι ο φάκελος Τα έγγραφά μου.2

Σε ένα περιβάλλον κοινής χρήσης αρχείων προσπαθήστε να κάνετε το ίδιο. Δημιουργήστε έναν μόνο ριζικό φάκελο (που ονομάζεται "Κοινόχρηστα έγγραφα" για παράδειγμα) και αποθηκεύστε όλα τα έγγραφα σε υποφακέλους μέσα στον ριζικό φάκελο. Η ύπαρξη μιας ενιαίας τοποθεσίας για όλα τα ηλεκτρονικά έγγραφα διευκολύνει την εύρεση αντικειμένων και την εκτέλεση αντιγράφων ασφαλείας και αρχειοθέτησης.

3. Δημιουργήστε φακέλους σε μια λογική ιεραρχία

Αυτά είναι τα συρτάρια της αρχειοθηκης του υπολογιστή σας, ας πούμε έτσι. Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα για να ονομάσετε τους φακέλους σας. δεν θέλετε να κοιτάτε αυτήν τη λίστα φακέλων στο μέλλον και να αναρωτιέστε τι σημαίνει το "TFK" ή οποιαδήποτε άλλη ενδιαφέρουσα συντομογραφία που εφεύρατε.

4. Ενσωμάτωση φακέλων εντός φακέλων

Δημιουργήστε άλλους φακέλους μέσα σε αυτούς τους κύριους φακέλους, όπως απαιτείται. Για παράδειγμα, ένας φάκελος που ονομάζεται "Τιμολόγια" μπορεί να περιέχει φακέλους που ονομάζονται "2018", "2017" και "2016".

5. Ακολουθήστε τις συμβάσεις ονομασίας αρχείων

Χρησιμοποιήστε περιγραφικά ονόματα αρχείων για εύκολη αναγνώριση και ανάκτηση, αλλά μην το παρακάνετε - τα ονόματα αρχείων/διαδρομών έχουν όρια μήκους που διαφέρουν μεταξύ των λειτουργικών συστημάτων.

6. Να είστε συγκεκριμένοι

Δώστε στα ηλεκτρονικά αρχεία λογικά, συγκεκριμένα ονόματα και συμπεριλάβετε ημερομηνίες στα ονόματα αρχείων εάν είναι δυνατόν. Ο στόχος κατά την ονομασία αρχείων είναι να μπορείτε να πείτε τι είναι το αρχείο χωρίς να χρειάζεται να το ανοίξετε και να κοιτάξετε.

7. Δημιουργήστε φακέλους καθώς δουλεύετε 

Η καλύτερη στιγμή για να υποβάλετε ένα έγγραφο είναι όταν το δημιουργείτε για πρώτη φορά. Συνηθίστε λοιπόν να χρησιμοποιείτε το πλαίσιο διαλόγου "Αποθήκευση ως" για να αρχειοθετήσετε το έγγραφό σας καθώς και να το ονομάσετε, τοποθετώντας το στη σωστή θέση από την αρχή.

8. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας τακτικά

Είτε αντιγράφετε τα αρχεία σας σε άλλη μονάδα δίσκου, είναι σημαντικό να ρυθμίσετε και να ακολουθήσετε ένα κανονικό αντίγραφο ασφαλείας.


Πρακτική άσκηση:

 προσπαθήστε να ταξινομήσετε τα αρχεία φωτογραφιών σας κατά ημερομηνία. Θα ερωτηθείτε σχετικά με αυτό κατά την αξιολόγηση αργότερα στο τέλος αυτής της ενότητας.



Last modified: Sunday, 28 August 2022, 2:33 AM