Onde quer que os documentos sejam armazenados, é importante mantê-los organizados e atualizados. O objetivo desta gestão é garantir que consegue encontrar o ficheiro que procura, mesmo que tenha sido criado há anos atrás. A organização adequada dos documentos digitais é especialmente crítica num ambiente compartilhado - se um dos seus colegas estiver ausente (temporária ou permanentemente!), deverá ser capaz de localizar facilmente quaisquer documentos criados ou geridos por essa pessoa.

Ordenar e agrupar ficheiros

Nas janelas do Explorador de Windows, os arquivos e as pastas aparecem classificados ou agrupados por diferentes atributos, como nome ou tipo, e com diferentes exibições, como Ícones (Extra grande, Grande, Médio ou Pequeno), Lista, Detalhes, Blocos e Conteúdo) .

Ordenar ficheiros e pastas

  1. No ambiente de trabalho clique em Explorar Ficheiros na barra de tarefas.

  2. Abra a pasta que contém os ficheiros que pretende ordenar.

  3. Clique no botão ordenar por no separador Ver.

  4. Selecione o tipo de ordenação que pretende das que aparecem no Menu.

 Selecione uma opção, tal como Nome, Data, Tamanho, Tipo, Data de modificação e Dimensões. As opções disponíveis variam dependendo do tipo de pasta selecionada.

  • Ascendente. Selecione para classificar os itens em ordem crescente de A a Z.

  • Descendente. Selecione para classificar os itens em ordem decrescente Z-A.

  • Escolha colunas. Selecione para personalizar as colunas mostradas na exibição Detalhes.

Agrupar ficheiros e pastas

  1. No ambiente de trabalho clique em Explorar Ficheiros na barra de tarefas.

  2. Abra a pasta que contém os ficheiros que pretende agrupar.

  3. Clique no botão agrupar por no separador Ver.

  4. Selecione um grupo das opções que aparecem no Menu.

 


Visualizar os ficheiros de diferentes maneiras

1. Clique no Explorador de Ficheiros na barra de tarefas.

2. Abra a pasta que contém os arquivos que deseja agrupar.

3. Clique em Exibir.

4. Selecione uma alteração nas visualizações pela opção no menu.

 Menu de Ferramentas:


1. Paineis

a. Controle do painel de navegação na barra lateral esquerda

b. Painel de visualização que adiciona barra lateral à direita para a pré-visualização de ficheiros 

c. O painel de detalhes é adicionado ao lado direito da janela Do Explorador de Ficheiros. para ver os detalhes de um arquivo

 

Também pode selecionar várias formas de apresentação dos ficheiros de uma pasta. Quando usa uma vista detalhada, pode selecionar que tipo de informação quer vêr.

 


 

Estas dicas de gestão de ficheiros irão ajudá-lo a manter os seus ficheiros acessíveis 

1.Utilize as pastas de instalação predefinidas para ficheiros de programas.
Utilize as localizações de ficheiros predefinidos ao instalar aplicações e programas. No Windows, os ficheiros dessas aplicações e programas residem no diretório. A instalação de aplicações noutros locais é confusa e desnecessária. 

2. Um lugar para todos os documentos

Coloque todos os documentos numa única pasta "raiz". Para um único utilizador num ambiente Windows, a localização predefinida é a pasta Meus Documentos.

Num ambiente de partilha de ficheiros, tente fazer o mesmo. Crie uma única pasta de raiz (chamada "Documentos Partilhados" por exemplo) e guarde todos os documentos em sub-pastas dentro da pasta raiz. Ter uma localização única para todos os documentos eletrónicos facilita encontrar coisas e executar cópias de segurança (backups) e arquivos.

3. Criar pastas numa hierarquia lógica
Estas são as gavetas do armário do seu computador, por assim dizer. Utilize linguagem simples para nomear as suas pastas; não quer estar a olhar para esta lista de pastas no futuro e a perguntar-se o que significa "TFK" ou qualquer outra abreviatura interessante que tenha inventado.

4. Conjunto de pastas dentro de pastas
Crie outras pastas dentro destas pastas principais à medida que a necessidade surge. Por exemplo, uma pasta chamada "Faturas" pode conter pastas chamadas "2018", "2017" e "2016".

5. Siga as Convenções de Nomeação de Ficheiros
Use nomes de ficheiros descritivos para fácil identificação e recuperação, mas não exagere - os nomes de ficheiros/caminhos têm limites de comprimento que variam entre os sistemas operativos.

6. Seja específico
Forneça ficheiros eletrónicos com nomes lógicos e específicos e inclua datas em nomes de ficheiros, se possível. O objetivo ao nomear ficheiros é ser capaz de dizer o que é o ficheiro sem ter que o abrir para verificar.

7. Arquivar à medida que avança
A melhor altura para arquivar um documento é quando o cria pela primeira vez. Por isso, habitue-se a usar a caixa de diálogo "Save As" para arquivar o seu documento, bem como nomeá-lo, colocando-o no lugar certo em primeiro lugar.

8. Faça uma cópia de segurança (back up) dos seus ficheiros regularmente
Mesmo que esteja a copiar os seus ficheiros para outra unidade, é importante configurar e realizar uma cópia de segurança regular. 

Exercício prático:
Tente ordenar as suas fotos por Data. No final do módulo será questionado sobre esta atividade.


Modifié le: vendredi 8 juillet 2022, 16:23