Digital skills for adults - Course 2-Turkey

Dosyaları Adlandırma ve Düzenleme

Dosyalarınızı adlandırmak ve düzenlemek için mantıklı ve tutarlı bir yol seçmek, sizin ve başkalarının dosyaları kolayca bulup kullanmanıza olanak tanır. İdeal olarak, oluşturduğunuz belgeleri ve dizinleri nasıl adlandıracağınızı ve yapılandıracağınızı düşünmek için en iyi zaman bir projenin başlangıcındadır.

Bir adlandırma kuralı üzerinde anlaşmak, tutarlılığı sağlamaya yardımcı olacak, bu da dosyalarınızı bulmayı ve doğru bir şekilde tanımlamayı kolaylaştıracak, dosyalar üzerinde işbirliği içinde çalışırken sürüm kontrol sorunlarını önleyecektir. Dosyalarınızı dikkatli bir şekilde düzenlemek, sizin ve iş arkadaşlarınızın ihtiyacınız olanı ihtiyaç duyduğunuz anda bulmanıza yardımcı olarak zamandan ve hayal kırıklığından tasarruf etmenizi sağlayacaktır.

Dosyalarımı nasıl düzenlemeliyim?

İster bağımsız bir bilgisayarda, ister ağ bağlantılı bir sürücüde çalışıyor olun, dosyalarınıza erişmenize, tekrarlardan kaçınmanıza ve verilerinizin yedeklenmesini sağlamanıza olanak tanıyan bir sistem kurma ihtiyacı biraz planlama gerektirir. Başlamak için iyi bir yer, mantıksal bir klasör yapısı geliştirmektir. Aşağıdaki ipuçları böyle bir sistem geliştirmenize yardımcı olacaktır:

▪ Klasörleri kullan - belirli bir konudaki bilgilerin tek bir yerde bulunması için dosyaları klasörler içinde gruplayın

▪ Mevcut prosedürlere bağlı kalın - ekibinizde veya departmanınızda benimseyebileceğiniz yerleşik yaklaşımları kontrol edin

▪ Klasörleri uygun şekilde adlandırın - klasörleri, bireysel araştırmacılar veya öğrencilerden sonra değil, ilgili oldukları çalışma alanlarından sonra adlandırın. Bu, bir personelin ayrılması durumunda paylaşılan çalışma alanlarındaki karışıklığı önler ve çalışma alanına katılan yeni insanlar için dosya sisteminde gezinmeyi kolaylaştırır

▪ Tutarlı olun – klasörleriniz için bir adlandırma şeması geliştirirken, bir yönteme karar verdikten sonra ona bağlı kalmanız önemlidir. Yapabiliyorsanız, projenizin başlangıcından itibaren bir adlandırma şeması üzerinde anlaşmaya çalışın.

▪ Klasörleri hiyerarşik olarak yapılandırın - daha geniş konular için sınırlı sayıda klasörle başlayın ve ardından bu klasörler içinde daha özel klasörler oluşturun

▪ Devam eden ve tamamlanan işleri ayırın - çok sayıda klasör ve dosya oluşturmaya başladığınızda, eski belgelerinizi şu anda üzerinde çalıştığınız belgelerden ayırmayı düşünmeye başlamak iyi bir fikirdir

▪ Aktif olarak üzerinde çalıştığınız dosyalar için 'Belgelerim' klasörünüzü tutmaya çalışın ve her ay ya da öylesine, artık üzerinde çalışmadığınız dosyaları masaüstünüzdeki bir klasör, özel bir klasör gibi farklı bir klasöre veya konuma taşıyın. arşiv klasörü veya harici bir sabit sürücü

▪ Yedekleme – ister yerel sürücünüzde isterse bir ağ sürücüsünde olsun, dosyalarınızın yedeklendiğinden emin olun

▪ Kayıtları gözden geçirin - dosyaların gereksiz yere tutulmadığından emin olmak için materyalleri düzenli olarak veya bir projenin sonunda değerlendirin. Unutmamak için takviminize bir hatırlatıcı koyun!